Privacy beleid

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Dit privacyreglement gaat over het verwerken van persoonsgegevens door QR-FIT als verwerkingsverantwoordelijke. Onze onderneming is gevestigd in Bijsterhuizen 4019-002, 6604 LW Wijchen. Telefonisch kunt u ons tijdens kantooruren bereiken op +31 06 22 69 04 97 of per e-mail via info@qr-fit.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt door bijvoorbeeld het aanmaken van een account op onze website en binnen onze app: “QR-FIT”. Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor het gebruik van onze app. De door ons getrackte locatie zorgt ervoor dat u na het gebruik van de app, de door u gelopen route kan terugzien. Ook wij kunnen deze routes inzien.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat het systeem waarin wij uw persoonsgegevens opslaan beveiligd is. Onze softwareontwikkelaar is ISO27001- en NEN7510-gecertificeerd, dat betekent dat deze organisatie bevoegd is om gezondheidsgegevens te verwerken. Onze app is beschikbaar voor de besturingssystemen van Android (Google) en IOS (Apple).

Delen persoonsgegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden, behalve in de gevallen die in dit artikel worden omschreven, niet gedeeld met derden.

In de navolgende gevallen worden uw persoonsgegevens wel met derden gedeeld:

• • Nieuwsbrief: Uw persoonsgegevens worden gedeeld als u er zelf voor kiest om u in te schrijven voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen. Wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief worden uw naam en E-mailadres namelijk gedeeld met Hubspot. Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd mogelijk.

• • Wettelijke verplichtingen: Er kunnen wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan wij uw persoonsgegevens aan derden moet doorgeven. Ook als een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen.

Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Of uw persoonsgegevens verder met derden worden gedeeld, is afhankelijk van uw hoedanigheid:

Onder “Gebruiker” verstaan wij een persoon, die de app gebruikt, die lid kan worden van teams (beweeggroepen) en die zelf openbare of besloten teams kan aanmaken.

Onder “Coach” verstaan wij een persoon, die op eigen initiatief of in opdracht van een Opdrachtgever teams aanmaakt en toegang heeft tot de Live cockpit.

Onder “Opdrachtgever” verstaan wij personen, die coaches opdracht geven om teams aan te maken. Coaches kunnen een ‘Opdrachtgever’ rol hebben in de Live cockpit, wat betekent, dat zij de bevoegdheden hebben van Opdrachtgevers zoals hieronder nader omschreven. Opdrachtgevers maken zelf geen teams aan, maar kunnen wel bepaalde gegevens van de Coaches en hun teams inzien, zoals omschreven in deze verklaring.

In het geval van een Gebruiker

Als u er zelf voor kiest om u via de app in te schrijven in een team, wordt uw naam en uw activiteit gedeeld met de overige leden van het team, waaronder de eventuele coach. Uw teamgenoten kunnen uw account bekijken tot u uw profielstatus op ‘Privé’ zet. Dan zijn alleen uw naam en het aantal punten, dat u, afhankelijk van uw activiteiten, hebt verzameld in de app, zichtbaar. Als u zelf een activiteit aanmaakt binnen uw team, zien de teamgenoten die zich daarvoor inschrijven uw naam.

Wij vragen hiervoor eenmalig uw toestemming. Deze kunt u op elk moment weer intrekken. Zonder uw toestemming is het niet mogelijk om lid te zijn van het team.

• • Als u zich via de website of de app aanmeldt voor een open activiteit, worden uw naam en e-mailadres gedeeld met de persoon, die de activiteit heeft aangemaakt.

  • Als u zich via de app aanmeldt voor een besloten activiteit, wordt uw naam gedeeld met de persoon, die de activiteit heeft aangemaakt (bijv. een Coach) en de overige personen, die aan de activiteit deelnemen. Hiervoor vragen wij uw toestemming. Deze kunt u op elk moment weer intrekken. Zonder uw toestemming is het niet mogelijk om aan de activiteit deel te nemen.

• • Als u zelf een team aanmaakt, bepaalt u of dit team openbaar of besloten is. In beide gevallen wordt uw naam en aantal punten, dat u, afhankelijk van uw activiteiten, hebt verzameld in de app, gedeeld met de overige leden van het team, die zich daarvoor aanmelden. In het geval van een besloten team bepaalt u zelf wie leden van het team kunnen worden. Bij een openbaar team kan zich in principe iedereen inschrijven en lid worden.
• • Als u zelf een activiteit aanmaakt binnen uw team, staat uw naam vermeld bij de door u geplande activiteit en is zichtbaar voor alle teamgenoten.

• • Wij maken bij QR-FIT gebruik van de Live cockpit (dashboard), waar Opdrachtgevers en Coaches kunnen inloggen om het appgebruik te kunnen zien. Dit betekent het volgende:

• • Een Coach kan in de Live cockpit zien of u lid bent van een van de door die betreffende Coach aangemaakte teams.
    • Een Coach kan op basis van gepseudonimiseerde data (bijv. aantal gelopen kilometers, aantal teams waarvan de Gebruiker lid is, geboortedatum, aantal activiteiten, regio waar Gebruiker actief is, e.d.) een uitnodiging sturen om tot een bepaald team, dat de Coach passend lijkt, toe te treden. Die uitnodiging ontvangt u in de vorm van een pop-up. Voordat u uitnodigingen ontvangt, vragen wij hiervoor uw toestemming. Deze kunt u op elk moment weer intrekken.

    • • Opdrachtgevers hebben in de Live cockpit enkel inzicht in gepseudonimiseerde data. Dat betekent dat Opdrachtgevers de gegevens niet aan u kunnen koppelen, zonder daarvoor aanvullende gegevens te gebruiken. Wij delen gepseudonimiseerde data met Opdrachtgevers, zodat zij Coaches gerichte opdrachten kunnen geven. Dat is noodzakelijk om ons aanbod aan de behoeften van de Gebruikers aan te kunnen laten sluiten.

In het geval van een Coach

• • Als u als Coach inlogt in de Live cockpit, worden uw naam en profielfoto zichtbaar voor de andere Coaches en Opdrachtgevers in de Live cockpit van de desbetreffende Opdrachtgever. Hiervoor vragen wij uw toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. U kunt de Live cockpit niet gebruiken, als u uw toestemming niet geeft.

• • Als u Coach bent en een of meerdere teams aanmaakt, wordt uw naam en uw activiteit gedeeld met de leden van het team. De teamleden kunnen uw account bekijken tot u uw profielstatus op ‘Privé’ zet. Dan zijn alleen uw naam en aantal punten, dat u, afhankelijk van uw activiteiten, hebt verzameld in de app, zichtbaar. Hiervoor vragen wij uw toestemming. Deze kunt u op elk moment weer intrekken. Zonder uw toestemming is het niet mogelijk om teams of een activiteit aan te maken.

• • Als u Coach bent en een of meerdere teams aanmaakt, worden uw naam en het aantal van de door u aangemaakte teams gedeeld met Opdrachtgevers. Hiervoor vragen wij uw toestemming. Deze kunt u op elk moment weer intrekken. Zonder uw toestemming is het niet mogelijk om teams of een activiteit aan te maken.

• • Een Opdrachtgever kan u om toestemming vragen, om uw naam aan looproutes en activiteiten te mogen koppelen. Uw naam is dan openbaar zichtbaar. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken.

Verwijderen persoonsgegevens

Bij verwijdering van de gegevens worden alle gegevens die aan u gekoppeld staan in het systeem van QR-FIT verwijderd. Het gaat hier om contactgegevens en andere persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor het gebruik van de QR-FIT app. Bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening.

De geanonimiseerde gegevens op in de Live cockpit blijven na het verwijderen van uw persoonsgegevens bestaan.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

We zien er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang wij persoonsgegevens bewaren. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Dossiers van klanten met daarin persoonsgegevens bewaren wij tot maximaal 5 jaar nadat de opdracht is geëindigd, tenzij er redenen zijn om dit dossier langer te bewaren.

Uw persoonsgegevens bekijken, aanpassen of verwijderen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd of een verzoek indienen deze te laten verwijderen? U kunt bij QR-FIT een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of volledige verwijdering indienen bij QR-FIT. Bijvoorbeeld uw naam, locatie, e-mailadres, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Voorts heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van onze nieuwsbrief.

Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt tot wijziging, aanvulling of volledige verwijdering van uw persoonsgegevens, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen.

U kunt een verzoek voor wijziging, aanvulling of volledige verwijdering van uw persoonsgegevens bij QR-FIT indienen door een mail te sturen naar info@qr-fit.nl of uw schriftelijke verzoeken richten aan:

QR-FIT

t.a.v. Twan van Stralen

Inzageverzoek persoonsgegevens

Bijsterhuizen 4019-002

Wijchen, 6604 LW

Klachten toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien u meent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat niet lukt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacyreglement

Wij houden ons beleid up to date. QR-FIT kan dit privacyreglement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van ons privacyreglement zullen wij aan u kenbaar maken. Dit privacy reglement is laatstelijk gewijzigd op 31 oktober 2024.

App verbruikt data

Dit is een waarschuwing, de QR-FIT app gebruikt mobiele data. QR-FIT stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele extra kosten die zijn gemaakt ten gevolge van overschreden data limieten. Stel daarom uw limieten in.

Dit privacy beleid is in de Engelse en in de Nederlandse taal beschikbaar. Bij strijdigheden en/of onduidelijkheden tussen beide teksten gaat de Nederlandse tekst voor.

Versie 4