Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Dit privacyreglement gaat over het verwerken van persoonsgegevens door QR-FIT als verwerkingsverantwoordelijke. Onze onderneming is gevestigd in Bijsterhuizen 4019-002, 6604 LW Wijchen. Telefonisch kunt u ons tijdens kantooruren bereiken op +31 85 12 49 374 of per e-mail via info@qr-fit.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt door bijvoorbeeld het aanmaken van een account op onze website en binnen onze app: “QR-FIT”. Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor het gebruik van onze app. De door ons getrackte locatie zorgt ervoor dat u na het gebruik van de app, de door u gelopen route kan terugzien. Ook wij kunnen deze routes inzien.

Gegeven Waarom? Rechtsgrond
Naam Gegeven voor registratie

Art. 6 lid 1 (b) AVG:

Overeenkomst met de betrokkene

E-mail Gegeven voor registratie en contact met gebruikers

Art. 6 lid 1 (b) AVG:

Overeenkomst met de betrokkene

Geboortedatum Gericht beweegadvies en inzicht in doelgroep

Art. 6 lid 1 (f) AVG:

Gerechtvaardigd belang QR-FIT

Locatie activiteit Inzicht in appgebruik

Art. 6 lid 1 (a) AVG:

Voorafgaande toestemming van de betrokkene

Terugkerende activiteit Inzicht in appgebruik

Art. 6 lid 1 (f) AVG:

Gerechtvaardigd belang QR-FIT

Resultaten activiteiten Inzicht in appgebruik

Art. 6 lid 1 (f) AVG:

Gerechtvaardigd belang QR-FIT

 

3. Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat het systeem waarin wij uw persoonsgegevens opslaan beveiligd is. Onze softwareontwikkelaar is ISO27001- en NEN7510-gecertificeerd, dat betekent dat deze organisatie bevoegd is om gezondheidsgegevens te verwerken. Onze app is beschikbaar voor de besturingssystemen van Android (Google) en IOS (Apple).

Delen persoonsgegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden, behalve in de gevallen die in dit artikel worden omschreven, niet gedeeld met derden.

In de navolgende gevallen worden uw persoonsgegevens wel met derden gedeeld:

  • Nieuwsbrief

Uw persoonsgegevens worden gedeeld als u er zelf voor kiest om u in te schrijven voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen. Wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief worden uw naam en E-mailadres namelijk gedeeld met Hubspot. Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd mogelijk.

  • Wettelijke verplichtingen

Er kunnen wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan wij uw persoonsgegevens aan derden moet doorgeven. Ook als een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen.

Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Of uw persoonsgegevens verder met derden worden gedeeld, is afhankelijk van uw hoedanigheid:

Onder “Gebruiker” verstaan wij een persoon, die de app gebruikt, die lid kan worden van teams (beweeggroepen) en die zelf openbare of besloten teams kan aanmaken.

Onder “Coach” verstaan wij een persoon, die teams aanmaakt en toegang heeft tot de Live cockpit.

Onder “Beheerder” verstaan wij opdrachtgevers inzicht hebben in geanonimiseerde gebruikersresultaten en de acties van de coaches in de Live cockpit.

In het geval van een Gebruiker

  • Als u er zelf voor kiest om u in te schrijven in een team, wordt uw naam en aantal punten (gebaseerd op je activiteiten) gedeeld met de overige leden van het team, waaronder de eventuele coach.
  • Als u zelf een team aanmaakt, bepaalt u of dit team openbaar of besloten is. In beide gevallen wordt uw naam en aantal punten (gebaseerd op je activiteiten) gedeeld met de overige leden van het team, die zich daarvoor aanmelden. In het geval van een besloten team bepaalt u zelf wie leden van het team kunnen worden. Bij een openbaar team kan zich in principe iedereen inschrijven en lid worden.
  • Wij maken bij QR-FIT gebruik van de Live cockpit (dashboard), waar Beheerders en Coaches kunnen inloggen om het appgebruik te kunnen zien. Dit betekent het volgende:
    • Een Coach kan in de Live cockpit zien of u lid bent van een van de door die betreffende Coach aangemaakte teams.
    • Een Coach kan op basis van geanonimiseerde data (bijv. aantal gelopen kilometers, aantal teams waarvan de Gebruiker lid is, geboortedatum, aantal activiteiten, regio waar Gebruiker actief is, e.d.) een uitnodiging sturen om tot een bepaald team, dat de Coach passend lijkt, toe te treden. Die uitnodiging ontvangt u in de vorm van een pop-up. Pas als u bent toegetreden, ziet de Coach uw naam en aantal punten (gebaseerd op je activiteiten).
    • Beheerders hebben in de Live cockpit enkel inzicht in geanonimiseerde data. Dat betekent dat het met die data niet mogelijk is om u te identificeren.

In het geval van een Coach

  • Als u Coach bent en een of meerdere teams aanmaakt, wordt uw naam gedeeld met de leden van de betreffende teams.
  • Als u Coach bent en een of meerdere teams aanmaakt, worden uw naam en het aantal van de door u aangemaakte teams gedeeld met personen die de ‘Beheerder’ rol in de Live cockpit hebben.

Verwijderen persoonsgegevens

Bij verwijdering van de gegevens worden alle gegevens die aan u gekoppeld staan in het systeem van QR-FIT verwijderd. Het gaat hier om contactgegevens en andere persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor het gebruik van de QR-FIT app. Bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening.

De geanonimiseerde gegevens op in de Live cockpit blijven na het verwijderen van uw persoonsgegevens bestaan.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

We zien er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang wij persoonsgegevens bewaren. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Dossiers van klanten met daarin persoonsgegevens bewaren wij tot maximaal 5 jaar nadat de opdracht is geëindigd, tenzij er redenen zijn om dit dossier langer te bewaren.

Uw persoonsgegevens bekijken, aanpassen of verwijderen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd of een verzoek indienen deze te laten verwijderen? U kunt bij QR-FIT een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of volledige verwijdering indienen bij QR-FIT. Bijvoorbeeld uw naam, locatie, e-mailadres, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Voorts heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van onze nieuwsbrief.

Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt tot wijziging, aanvulling of volledige verwijdering van uw persoonsgegevens, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen.

U kunt een verzoek voor wijziging, aanvulling of volledige verwijdering van uw persoonsgegevens bij QR-FIT indienen door een mail te sturen naar info@qr-fit.nl of uw schriftelijke verzoeken richten aan:

QR-FIT

t.a.v. Twan van Stralen

Inzageverzoek persoonsgegevens

Bijsterhuizen 4019-002

Wijchen, 6604 LW

Klachten toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien u meent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat niet lukt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacyreglement

Wij houden ons beleid up to date. QR-FIT kan dit privacyreglement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van ons privacyreglement zullen wij aan u kenbaar maken. Dit privacy reglement is laatstelijk gewijzigd op 31 oktober 2024.

App verbruikt data

Dit is een waarschuwing, de QR-FIT app gebruikt mobiele data. QR-FIT stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele extra kosten die zijn gemaakt ten gevolge van overschreden data limieten. Stel daarom uw limieten in.

Dit privacy beleid is in de Engelse en in de Nederlandse taal beschikbaar. Bij strijdigheden en/of onduidelijkheden tussen beide teksten gaat de Nederlandse tekst voor.

 

Versie 4

Who processes your personal data?

This privacy policy is about the processing of personal data by QR-FIT as controller. Our company is located in Wijchen at Bijsterhuizen 4019-002. You can reach us by telephone during office hours on +31 6 28 07 60 06 or by e-mail at info@qr-fit.nl.

 

Which personal data do we process?

Personal data is data that says something about you or data that can be associated with you. Everything that can be done with your personal data, for example collecting, storing, using, transferring or deleting your data, is referred to as “processing” personal data. We process personal data that you have provided to us yourself, for example by creating an account on our website and within our app: “QR-FIT”. These are contact details and other personal data that are necessary for the use of our app. The location we tracked ensures that you can see the route you walked after using the app. We can also view these routes.

Data

Why?

Legal basis

Naam

Data for registration

Art. 6 Para. 1 (b) GDPR:

Agreement with the data subject

Address (optional)

Targeted marketing and insight into regions

 

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

Residence (optional)

Targeted marketing and insight into regions

 

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

Phone number (optional)

User contact

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

E-mail

Data for registration and user contact

Art. 6 Para. 1 (b) GDPR:

Agreement with the data subject

Date of birth

Targeted exercise advice and insight into the target group

 

Art. 6 Para. 1 (f) GDPR:

Legitimate interest QR-FIT

 

Gender (optional)

Insight into target group

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

Weight (optional)

Targeted exercise advice and collection of statistics (steps/calories/guidance)

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

Length (optional)

Targeted exercise advice and collection of statistics (steps/calories/guidance)

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

Registration location

Insight into app usage

Art. 6 Para. 1 (f) GDPR:

Legitimate interest QR-FIT

Workout location

Insight into app usage

Art. 6 Para. 1 (a) GDPR:

Prior consent of the data subject

Reoccuring activtiy

Insight into app usage

Art. 6 Para. 1 (f) GDPR:

Legitimate interest QR-FIT

Results workouts

Insight into app usage

Art. 6 Para. 1 (f) GDPR:

Legitimate interest QR-FIT

 

How do we handle your personal data?

We have taken measures to protect your personal data and to prevent misuse. For example, we ensure that the system in which we store your personal data is secure. Our app is available for Android (Google) and IOS (Apple) operating systems.

In principle, your personal data will not be shared. They will be shared if you choose to subscribe to the newsletter to stay informed of the latest developments. When you sign up for the newsletter, your name and email address will be shared with Hubspot. It is always possible to unsubscribe from the newsletter. Furthermore, there may be legal obligations that require us to pass on your personal data to third parties. If a court decision obliges us to provide personal data to third parties, we will have to comply. Your personal data will not be shared with third parties for commercial purposes.

For statistical purposes, your data will be copied as numerical data (numbers) to the analytical page and disconnected from you as a person. When the data is deleted, all data linked to you in the QR-FIT system will be deleted. This concerns contact details and other personal data that are necessary for the use of the QR-FIT app. For example, your name, location, telephone number, e-mail address, company name, date of birth and other information that is necessary with a view to our services. For statistical purposes, your data will be copied as numerical data (numbers) to the analytical page and disconnected from you as a person. If we delete your personal data, the data on the analytical page will be anonymized and can no longer be traced back to you.

How long do we store your personal data?

We carefully monitor that all your data is carefully stored and protected. We have a retention policy that sets out how long we store personal data. We do not store your data longer than is necessary for the purpose for which it was processed. We adhere to the legal retention periods. We store customer files containing personal data for a maximum of 5 years after the assignment has ended, unless there are reasons to keep this file for longer.

View, modify or delete your personal data?

Would you like to know what personal data we have recorded about you or submit a request to have it removed? You can request an overview from QR-FIT of the personal data that has been or is being processed about you. If you believe that your personal data has been processed incorrectly or incompletely or if you do not think it is necessary for certain personal data to be processed, you can submit a request for amendment, addition or complete deletion to QR-FIT. For example, your name, location, telephone number, e-mail address, company name, date of birth and other information that is necessary with a view to our services. You also have the right to object to the processing of your personal data for marketing purposes and you have the right to data portability. You also have the right to withdraw your consent to the processing of your personal data. This is the case, for example, when receiving our newsletter.

If you send us such a request to change, supplement or completely delete your personal data, we will provide you with information about the actions we have taken as soon as possible, but in any case within 4 weeks of receiving your request.

You can submit a request for amendment, addition or complete deletion of your personal data to QR-FIT by sending an email to info@qr-fit.nl or addressing your written requests to:

QR-FIT

Attn. Twan van Stralen

Access request personal data

Bijsterhuizen 4019-002

6604 LW, Wijchen

Complaints supervisor

The Dutch Data Protection Authority checks whether companies comply with the General Data Protection Regulation. If you believe that we do not comply with the applicable privacy legislation, you can contact us. We are happy to help you find a solution. If that fails, you have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority.

About this privacy policy

We keep our policy up to date. QR-FIT may therefore change these privacy regulations from time to time. If these changes are also important to you, we will draw your attention to them or make the changes known to you in a conspicuous manner. We will inform you of the most current version of our privacy policy. This privacy policy was last amended on November 2, 2023.

App consumes data

This is a warning, the QR-FIT app uses mobile data. QR-FIT is not liable for any additional costs incurred as a result of exceeded data limits. Therefore, we advice you to set your limits.

This privacy policy is available in English and Dutch. In the event of inconsistencies and/or ambiguities between the two texts, the Dutch text will prevail.

Version 3